Renginių organizavimas: esminės klaidos, kurių reikėtų vengti
Renginių organizavimas gali būti išties smagi veikla, tačiau tam tinkamai nepasiruošus, tai tampa iššūkiu, kuris gali sugadinti šventinį vakarą. Kokias pagindinės klaidos daromos organizuojant renginius ir kaip jų išvengti?
1. Renginio planavimas pradedamas per vėlai.
Daugelis mūsų gyvena darbinės įtampos ir rūpesčių rate, o tai gali gerokai paveikti mūsų asmeninį gyvenimą. Dažnai per įvairius rūpesčius renginio planavimo imamasi gerokai uždelsus, kai iki numatytos šventės lieka pora savaičių ar mažiau: tokiu atveju dažnai tenka nusivilti. Daugelis vietų, sodybų, restoranų norimai datai jau būna išgraibstyti, paskutinę minutę sunku nusisamdyti renginio vedėjų, pranešėjų, muzikantų. Norint išvengti nesėkmės, planavimu rūpinkitės gerokai anksčiau: taip sutaupysite laiko, nervų ir pinigų!
2. Neturima aiškaus renginio plano.
Deja, nepasirūpinus aiškia renginio vizija, gresia skuboti, netinkami sprendimai, išsiplėtęs renginio biudžetas ir neišpildyta esminė šventės idėja. Specialistų teigimu, sėkmingas renginių organizavimas neapsieina be atitinkamo kruopštaus planavimo. Kuriant renginio projektą, pasirūpinkite aiškiu planu: jame turėtų būti bent preliminarūs laiko grafikai, biudžetas, numatomos šventinės užduotys, pareigų pasidalijimas. Toks planas suteikia bendrą vaizdą apie šventinio renginio eigą ir užtikrina, kad jokie svarbūs punktai neliks pamiršti, taip pat leis nenukrypti nuo pirminės idėjos ir eigos.
3. Neįvertinamas reikalingas biudžetas.
Viena skaudžiausių (tiek Jums, tiek Jūsų piniginiai) klaidų – nepakankamas finansinių poreikių ir išlaidų įvertinimas. Kartais prireikia daugiau ar brangesnių maisto produktų, dekoracijų ar pramogų, todėl į kainas reikia žvelgti dėmesingai ir nepalikti užsakymų paskutinei minutei. Planuojant renginio biudžetą, patariama iš anksto atsidėti 10-15 proc. išlaidų nenumatytiems faktoriams – patirtis rodo, kad to dažnai prireikia!
4. Renginių organizavimas atliekamas savarankiškai.
Jeigu stokojate patirties, neturite laiko ir vis tiek norite puikaus rezultato, rekomenduojama aklai nepasikliauti vien tik savo jėgomis. Profesionalus renginių organizavimas gali būti kur kas tinkamesnis pasirinkimas Jūsų šventei. Specialistai išklausys Jūsų poreikių ir parinks būtent Jūsų renginiui tinkamiausius šventinius užsiėmimus, kurie nepaliks abejingų. Pamirškite rūpesčius, laiko gaišimą ir stresą – pasilikite tik malonius, džiaugsmingus prisiminimus dėl puikiai praėjusio renginio!
